永利欢乐娱人城档案管理实施细则
第一章 总则
第一条 为规范学院档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《安徽省档案条例》、《安徽省高等学校档案管理实施办法》,结合学院实际，制定本实施细则。
第二条 本实施细则所称的档案，是指学院从事招生、教学、科研、管理、艺术比赛、艺术实践等活动直接形成的对学生、学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 档案工作是学院重要的基础性工作，应当加强管理，将之纳入学院整体发展规划和相关管理制度。
第四条 学院档案工作接受安徽省教育厅、安徽省文化厅管理，安徽省档案局在职责范围内负责对学院档案工作的业务指导、监督和检查。
第五条 学院档案工作由院长领导，其主要职责是：
（一）贯彻执行国家和省关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学院档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学院整体发展规划，促进档案信息化建设与学院其他工作同步发展；
（三）建立健全与办学规模相适应的综合档案室，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
（四）研究决定学院档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
第二章 档案室设置与人员配备
第六条 学院档案室为综合档案室，隶属于学院办公室，办公室主任对档案工作负总责。
学院成立由院长为主任委员、其他院领导为副主任委员、相关职能部门负责人为成员的学院档案工作委员会，作为全院档案工作的组织、协调和咨议机构。
第七条 学院综合档案室是保存和提供利用学院档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。具体标准按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）和《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2000）执行。
第八条 综合档案室的管理职责是：
(一)贯彻执行国家和省有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学院档案工作；
(二)拟订学院档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
(三)负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学院的各类档案及有关资料；
(四)编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
(六)开展档案的开放和利用工作；
(七)开展学院档案工作人员的业务培训；
(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
(九)开展国内外档案学术研究和交流活动；
(十)对学院各专业系部、各部门的档案归档工作进行监督和指导。
积极创造条件，争取创设爱国主义教育基地。
第九条 综合档案室设主任一名，专职档案员一名。综合档案室主任和专职档案员应当具备以下条件：
(一)热心档案事业，应具有高级专业技术职务任职经历；
(二)有较强的组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；
(三)年富力强,身体健康。
已担任综合档案室主任而尚未具有高级以上专业技术职务任职经历的应尽快达到规定的要求。
第十条 学院各部门及专业系部要确定一名人员为兼职档案员，负责本系部、本部门的档案收集、整理工作。兼职档案员在业务上受综合档案室的领导和指导。
第十一条 学院专兼职档案员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备一定的档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能，具有国民教育系列大专及以上学历。
第十二条 综合档案室的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学院教学、科研和管理人员同等待遇。
第十三条 对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职 业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇。
第十四条 学院对档案、机要人员，应当按照相关法律法规的有关规定予以审查批准。
第三章 档案管理
第十五条 学院应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，提高档案管理水平。档案工作要与学院各项工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第十六条 综合档案室应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：
（一）党群类：主要包括学院党委、工会、团委等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学院关于党群管理的文件材料。
（二）行政类：主要包括学院行政工作的各种会议文件、 会议纪录及纪要；上级机关与学院关于人事管理、行政管理的材料。
（三）学生类：主要包括学院培养的学历教育学生的初、高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。
（五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔1987〕6号)及《科学技术研 究课题档案管理规范》(DA/T2-1992)执行。
(六)基本建设类：按国家档案局、原因家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号)及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)执行。
（七)仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的文件材料。
（八）艺术实践类:主要包括学院在艺术实践（产学研）过程中形成的文件材料、照片、录像等。
（九）出版物类：主要包括学院自行编辑出版的学报、其他学术刊物的审稿单、原稿、样书、正式出版物及出版发行记录等。
（十）外事类：主要包括学院派遣有关人员出席国际会议、出国考察、比赛、演出、讲学、合作研究、学习进修的材料；学院聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学院开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学院授予境外人士名誉职务、 学位、称号等的材料。
（十一）财会类：按财政部、国家档案局印发的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号)和安徽省教育厅、安徽省档案局印发的《安徽省会计档案管理办法实施细则》(财会字〔1999〕691 号)执行。
（十二）人事类：纳入学院管理的教职工人事档案按中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕 12号）执行。
学院可以根据实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。
第十七条 学院实行档案材料形成各部门、专业系部（部门立卷）、课题组立卷的归档制度。
学院各部门、专业系部负责档案工作的兼职档案员应当按照归档要求，组织本部门、本系部的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学院综合档案室移交。
第十八条 归档的纸质文件所使用的书写、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)执行。
第十九条 学院档案材料归档时间为:
（一）各部门、专业系部应当在次学年结束前归档；
（二）科研类档案应当在项目完成后2个月内归档；
（三）艺术档案应当在项目完成后1个月内归档；
（四）基建类档案应当在项目完成后3个月内归档;
（五）财会类档案由会计机构整理归档。当年形成的会计档案, 在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年，期满后移送综合档案室统一保管。
第二十条 学院综合档案室应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。
第二十一条 学院综合档案室应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《永利欢乐娱人城文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报院长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十二条 综合档案室应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管
第二十三条 学院档案由综合档案室保管。在国家需要时,综合档案室应当提供所需的档案原件或者复制件。 第二十四条 学院部门合并、分立、撤销或产生其他变动时, 应当区别情况，依法、合理处置档案。
第二十五条 学院与其他单位分工协作完成的项目，综合档案室应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交学院综合档案室保存。
第二十六条 学院教职工个人从事教学、科研、比赛、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，综合档案 室可以通过征集、代管等形式进行管理。
学院鼓励个人，特别是有重大贡献的专家、教授、劳动模范、 知名人士等在非公务活动中形成的档案，以捐赠或代管的方式交 学院综合档案室保存，学院根据情况应给予适当奖励。综合档案室对于与学院有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。对散落在社会上的对学院有重要价值的或对学院有重大贡献的个人所有的档案，应由学院出资收集归档保存。
第二十七条 学院各项活动中形成的，或者在学院对外交流中形成的有保存价值的实物，如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及学院发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备设施等，原则上由学院综合档案室集中管理。
第二十八条 综合档案室要定期对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患。档案工作如发生突发事件，应当按照国家档案局中央档案馆《档案工作突发事件应急处置管理办法》 的规定，办公室要立即向院长报告，及时处理。
档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。
综合档案室工作人员必须严格执行档案接收、管理和借阅制度，及时做好登记，随时入库。
档案库房安全管理要明确责任，库房环境和设施要达到要求， 做好“八防”（防火、防潮、防温、防光、防尘、防虫、防有害气体、防盗）；未经批准，非本档案室人员一律不得进入库房；未经批准，任何人员不得私自将档案携带出综合档案室；涉密档案未经领导批准不得查阅。
第二十九条 学院档案管理部门应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第四章 档案的利用与公布
第三十条 学院综合档案室要按照国家有关规定公布档案。未经学院授权，其他任何部门或者个人无权公布学院档案。
属下列情况之一者,不对外公布：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的;
（四）档案形成部门规定限制利用的。
第三十一条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明 的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用学院已公布的档案。境外组织或者个人利用学院档案的，按照国家有关规定办理。
第三十二条 查阅、摘录、复制学院未开放的档案，必须经办公室主要负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成部门或者本人同意，必要时报请院长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学院保密委员会批准。
第三十三条 综合档案室提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经办公室主要负责人批准。 加盖学院综合档案室公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第三十四条 综合档案室开放要设立专门的阅览室，并编制 必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南、计算机查询系统等，为学院及社会利用档案创造便利条件。
第三十五条 综合档案室是学院出具档案证明的唯一机构。在为社会提供档案利用时，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，综合档案室应当无偿和优先提供。
第三十六条 寄存在综合档案室的档案，归寄存者所有。综合档案室如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。
第三十七条 综合档案室应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成部门同意，并报请院长批准。
第三十八条 综合档案室应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等)，积极开展档案宣传工作。
第五章 条件保障
第三十九条 学院将档案工作所需经费单独立项，列入学院预算，保证档案工作的需求。
第四十条 学院为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，随着学院的发展，按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建。存放涉密档案必须设有专门库房。存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防溃、防有害生物、防磁等必要设施。
档案库房要自成体系。库房面积应满足档案工作发展的需要， 留有存储空间。
第四十一条 学院设立专项经费，为综合档案室配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案室建设，保障档案信息化建设与学院数字化校园建设同步进行。
第六章 奖励与处罚
第四十二条 学院对在档案工作中做出下列贡献的部门或者个人，给予表彰与奖励：
（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学院综合档案室的;
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第四十三条 有下列行为之一的，学院应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第七章 附则
第四十四条 本办法由学院办公室综合档案室负责解释。
第四十五条 本实施细则自2010年1月1日起施行。